在2005年底國際展覽局批準(zhǔn)中國2010年上海世博會(huì)注冊報(bào)告之后，上海世博會(huì)組織者通過外交渠道向潛在官方參展者發(fā)出正式邀請，包括主權(quán)國家和政府間組織，從而開始2010年 上海世博會(huì)的招展工作。與此同時(shí)，非政府組織、非盈利組織和企業(yè)等非官方參展者將得到組織者的直接邀請。值得一提的是，盡管企業(yè)都是非官方參展者，組織者建議參展商向所在政府告知參展意圖。在第一輪招展過程中，組織者將向聯(lián)合國所有成員國和主要國際組織(特別是使命與2010年世博會(huì)主題密切相關(guān)的組織)發(fā)出正式邀請函。同時(shí)，組織者還將根據(jù)雙邊磋商，向特定的非政府組織、非盈利組織和企業(yè)發(fā)出邀請。
受邀的官方參展者應(yīng)通過外交渠道確認(rèn)參加世博會(huì)的意向，而受邀的非官方參展者應(yīng)直接向組織者確認(rèn)參展意向。
組織者將及時(shí)發(fā)布《參展指南》，供潛在參展者決策參考，同時(shí)作為他們與組織者開展磋商的基礎(chǔ)。
確認(rèn)參展意向之后，參展者必須向組織者提交一份《主題陳述》和一份《展覽項(xiàng)目》。組織者將在收到并批準(zhǔn)《主題陳述》文件之后，根據(jù)參展者的正式申請和其它考慮，向參展者分配建設(shè)場地或展示空間。
